W swojej karierze miałem okazję prowadzić wiele projektów, zarówno po stronie dostawcy, jak i po stronie klienta. Niezależnie od tego, jaki projekt realizujemy, istotne jest, aby osiągnąć jego cele w zamierzonych kryteriach dotyczących zakresu, terminu, jakości oraz kosztów. Dziś chciałbym poruszyć kwestię ostatniego z tych elementów – budżetu projektu. Ten wpis jest skierowany raczej do osób, które dopiero przecierają swój szlak jako kierownicy projektów, albo zajmują się wsparciem PM-ów w procesie budżetowania.
Każdy projekt, niezależnie od skali, musi mieć zaplanowany budżet na realizację. Aby opracować taki budżet, konieczne jest wykonanie kalkulacji przewidywanych kosztów już na etapie planowania uruchomienia projektu. To oczywiste, wszak trudno podejmować się realizacji jakiegokolwiek przedsięwzięcia bez znajomości nakładów finansowych niezbędnych do poniesienia, w celu wykonania całości prac. Pamiętam czasy, gdy pracując jako konsultant/PM po stronie dostawcy oprogramowania, koszt projektu był kwotą oszacowaną na potrzeby oferty. I w ten sposób przeważnie to postrzegałem. Pracując jednak po stronie klienta, w ramach wewnętrznych struktur IT współpracujących ściśle z różnymi dostawcami, można zetknąć się z tym, że koszt projektu nie jest równoznaczny kwocie z oferty. Przynajmniej w modelu, w którym oprogramowanie jest kupowane i budowane „na zewnątrz”, a wewnętrzne struktury IT zajmują się jedynie prowadzeniem projektu zgodnie z harmonogramem oraz późniejszym utrzymaniem rozwiązania.
Potrzeba biznesowa
Każda firma ma na celu rozwój i zwiększanie zysków. W tym celu optymalizuje i automatyzuje się i różne procesy, wdraża narzędzia IT wspierające codzienną działalność biznesową i ogranicza koszty w miejscach, w których to tylko możliwe. Wypadkową tych działań zawsze jest zaistnienie jakiejś potrzeby biznesowej związanej czy to z optymalizacją procesu, czy wdrożeniem narzędzia wspomagającego pracę (i często skracającego czasochłonność jej wykonywania) czy uporządkowaniem i zrestrukturyzowaniem organizacji. W projektach IT te potrzeby często się przenikają i mogą mieć na celu wdrażanie narzędzi (systemów, aplikacji, usług i standardów) umożliwiających zarówno wsparcie bieżącej działalności, jak i zoptymalizowanie procesów biznesowych oraz – co za tym idzie – reorganizację pracy w zespołach, które mają (potencjalnie) więcej czasu na wykonywanie dodatkowych obowiązków. Jednak każda taka potrzeba biznesowa musi mieć odwzorowanie w liczbach stanowiących o tym, że warto na nią wydać pieniądze firmy. Mówiąc krócej – musi istnieć sensowne uzasadnienie biznesowe. W sytuacji, gdy te warunki są spełnione, mogłoby się wydawać, że wystarczy uruchomić projekt, wykonać prace zgodnie z wymaganiami i oczekiwaniami, aby pod koniec świętować sukces. Niestety, potrzeba biznesowa to jedno, ale sposób jej realizacji za pomocą rozwiązań IT to drugie. Taka potrzeba biznesowa wraz z uzasadnieniem powinna otrzymać zgodę Sponsora/Komitetu Sterującego na uzyskanie pieniędzy na analizę i późniejszą realizację. Na tym etapie wykonuje się ogólne szacowanie kosztów (często zawyżone), które jest niezbędne, aby móc formalnie ruszyć z analizą wymagań, na podstawie której miałby być uruchomiony projekt. W PRINCE2 jest to proces Przygotowania założeń projektu. W jego wyniku dochodzimy do podprocesu Zezwolenia na inicjowanie projektu.
Inicjacja projektu i uruchomienie analizy
Tutaj nieocenioną rolę odgrywają analitycy, którzy są w stanie przełożyć wymagania biznesu na konkretne opisy techniczne, zamodelować odpowiednie diagramy i oszacować zakres wymaganych prac koniecznych do realizacji przy rekomendowanym rozwiązaniu. Na tym etapie również powinno się odbyć postępowanie ofertowe (w wyniku wstępnej analizy wymagań powinien powstać dokument RFP i powinny zostać zebrane oferty od potencjalnych dostawców). Dopiero na podstawie tych informacji można szczegółowo estymować koszty i wraz z biznesem ubiegać się o przyznanie pieniędzy na uruchomienie i realizację projektu. W PRINCE2 jest to proces Inicjowania projektu.
I w tym miejscu chciałbym się zatrzymać, aby skoncentrować się na szacowaniu kosztów projektu.
Estymacja kosztów
Na etapie inicjowania projektu niezbędne jest dokładne skalkulowanie kosztów, po to, aby projekt mógł uzyskać akceptację i wystartować. To właśnie tutaj – nawiązując do drugiego akapitu wpisu – pojawiają się rzeczy, o których warto pamiętać przy planowaniu budżetu projektu. Na koszt projektu (w uproszczeniu) składają się:
- oferta dostawcy, którego wybraliśmy w ramach postępowania,
- licencje, infrastruktura,
- koszty utrzymania rozwiązania przez dostawcę w ujęciu krótko i długoterminowym,
- wewnętrzne koszty utrzymania rozwiązania w ujęciu krótko i długoterminowym,
- koszty modyfikacji i zmian na etapie implementacji,
- zarządzanie projektem,
- koszty ryzyka.
Oferta
Jeśli zapytanie ofertowe zostało przygotowane porządnie, zostały w nim wyszczególnione kluczowe wymagania oraz specyfika poszukiwanego rozwiązania, to kosztorys z oferty powinien w miarę dobrze odwzorowywać potencjalny koszt wytworzenia oprogramowania. Poprzez porządnie przygotowane zapytanie ofertowe mam tu na myśli dokument, w którym poprosiliśmy o wycenę zarówno analizy, implementacji, testów i wdrożenia, jak i szkoleń, wytworzenia dokumentacji, kosztów utrzymania, kosztów zarządzania projektem po stronie dostawcy, kosztów dodatkowego serwisu (z cenami dniówek), kosztów związanych z bezpieczeństwem wytworzonego rozwiązania oraz opcjonalnymi wymaganiami (np. pilotażem produktu przed uruchomieniem produkcyjnym w całej organizacji albo jakimś wymaganiom z kategorii „should have” i „could have”).
Aby lepiej zobrazować całość, posłużę się przykładowymi (uproszczonymi) danymi, które będą pomocne przy kolejnych punktach wpisu:
Oferta na system do zarządzania całym światem
Kosztorys
| Koszty obligatoryjne | |
| Projekt systemu i analiza | 10 000 PLN |
| Implementacja i wdrożenie | 100 000 PLN |
| Integracje | 15 000 PLN |
| Testy funkcjonalne | 20 000 PLN |
| Testy integracyjne | 20 000 PLN |
| Testy UAT | 10 000 PLN |
| Dokumentacja | 2 000 PLN |
| Szkolenia | 2 500 PLN |
| Utrzymanie roczne | 18 000 PLN |
| Zarządzanie projektem | 30 000 PLN |
| ŁĄCZNIE | 227 500 PLN |
| Koszty opcjonalne | |
| Pilotaż systemu | 5 000 PLN |
| Dodatkowe raporty | 4 500 PLN |
| Przycisk “Apokalipsy” | 20 000 PLN |
| ŁĄCZNIE | 29 500 PLN |
Zatem patrząc na powyższe tabelki, możemy uznać, że całkowity koszt projektu wyniesie nas 257 000 PLN (koszty obligatoryjne + koszty opcjonalne).
Licencje i infrastruktura
Jeśli wyszczególniliśmy w zapytaniu ofertowym kwestie dotyczące architektury technicznej i preferowanych technologii (a powinniśmy), to może się okazać, że albo nie musimy ponosić dodatkowych kosztów, albo musimy je ponieść 🙂 Wynika to z tego, że jeśli rozwiązanie będzie realizowane w technologiach, które już mamy u siebie i wykorzystujemy na potrzeby innych systemów, to możemy też posiadać wolne licencje (albo uzyskać dodatkowe za “grosze” w ramach partnerstwa biznesowego z dostawcami danego oprogramowania). Z serwerami sprawa wygląda podobnie – jeśli możemy osadzić rozwiązanie na obecnych maszynach, to nie ponosimy kosztów, ale jeśli się okaże, że brakuje nam pojemności (w rozumieniu ITIL-owskiego Capacity Management), to może okazać się konieczne dokupienie sprzętu lub zasobów.
Załóżmy, że do wdrożenia naszego systemu do zarządzania całym światem potrzebujemy jednak dużo mocniejszych maszyn niż te, którymi dysponujemy, zatem konieczne jest znalezienie dostawcy (np. w ramach postępowania ofertowego), który nam dostarczy wszystko, co potrzebne. Załóżmy, że wiedzieliśmy o tym wcześniej i zdobyliśmy już ofertę
| Koszty obligatoryjne | |
| Super mocny serwer SUPERMAN XYZ 3000, 64 procesory 128-rdzeniowe 256 GHz | 80 000 PLN |
| Narzędzia serwerowe | 10 000 PLN |
| Licencje VMWare | 10 000 PLN |
| Serwis i utrzymanie | 20 000 PLN |
| ŁĄCZNIE | 120 000 PLN |
Koszty utrzymania rozwiązania przez dostawcę w ujęciu krótko i długoterminowym
W ofercie od dostawców (na oprogramowanie oraz na sprzęt) mamy wyszczególnioną kwotę za utrzymanie. Jednak zazwyczaj jest to opłata za pierwszy rok użytkowania, a – jak wiadomo – wdrożone rozwiązania funkcjonują dużo dłużej i niezbędne jest poznanie kosztów, chociaż na najbliższe 3-5 lat. Pozwoli nam to oszacować koszty generowane po zakończeniu projektu, ale niezbędne do poniesienia ze względu na support.
Koszt utrzymania systemu (rocznie): 18 000 PLN (kwota z oferty)
Koszt utrzymania systemu w latach kolejnych (SLA*): 15 000 PLN
ŁĄCZNY KOSZT UTRZYMANIA (rocznie): 18 000 PLN w pierwszym roku, 15 000 PLN w latach kolejnych
* często podpisywane są osobne umowy SLA (Service Level Agreement), na podstawie których dostawca świadczy usługi utrzymaniowe. Takie umowy są przeważnie odnawiane w cyklach rocznych.
Wewnętrzne koszty utrzymania rozwiązania w ujęciu krótko i długoterminowym
Tutaj sprawa ma się nieco lepiej niż w poprzednim punkcie, ponieważ koszty utrzymania generowane wewnątrz organizacji są zazwyczaj niższe, a ich proporcje są zupełnie inne. Do momentu realizacji projektu wewnętrzne koszty utrzymania nie istnieją i nie ma potrzeby alokować na nie żadnych pieniędzy. Jednak po formalnym odbiorze produktu, podpisaniu protokołów odbioru, rozliczeniu i zamknięciu projektu i przekazaniu rozwiązania do utrzymania, takie koszty zaczynają się pojawiać. Początkowo nieco wyższe, z czasem (powinny być) niższe. Jednak warto mieć to na uwadze. Zatem musimy uwzględnić je w kalkulacji.
Wsparcie wewnętrzne IT w pierwszym roku: 5 000 PLN
Wsparcie wewnętrzne IT w kolejnych latach: 2 000 PLN
ŁĄCZNY KOSZT UTRZYMANIA IT: 7 000 PLN
Koszty modyfikacji i zmian na etapie implementacji
Pomimo analizy i spisanych wymagań, powinniśmy mieć również na uwadze to, że w trakcie implementacji mogą pojawić się pewne odchylenia od pierwotnych założeń. Tutaj należy odpowiednio zarządzać zakresem projektu i określić kryteria tego, co jest, a co nie jest zmianą (w rozumieniu Change Managementu). Jednak dobrze jest zarezerwować sobie trochę dniówek na zmiany wynikające z niedokładnej analizy lub zmiany oczekiwań pojawiających się na etapie implementacji. Zakładając, że otrzymaliśmy w ofercie od dostawcy systemu do zarządzania całym światem stawkę za dzień pracy równą 1 400 PLN, możemy uwzględnić odpowiedni koszt.
Drobne zmiany i modyfikacje (10 dniówek): 14 000 PLN
Zarządzanie projektem
Przy współpracy z dostawcami zawsze jest dwóch kierowników projektu – jeden po stronie dostawcy, odpowiadający z projekt po swojej stronie, a drugi po stronie klienta, odpowiadający za realizację projektu we własnej organizacji i za jego sukces. O ile koszt zarządzania projektem po stronie dostawcy jest już zaszyty w kwocie z oferty, o tyle należy pamiętać o uwzględnieniu tego kosztu po swojej stronie. Bo tutaj powinny też trafić (poza samym kosztem prowadzania projektu) wszelkie wydatki „socjalne” jak np. pieniądze na działania motywacyjne czy świętowanie sukcesów.
Zarządzanie projektem: 30 000 PLN
Koszty ryzyka
Ryzyko jest dość niewdzięcznym tematem, ponieważ zawsze staramy się myśleć, że wszystko pójdzie po naszej myśli. A nawet jeśli nie, to czasami ciężko jest oszacować ryzyka z kosztowego punktu widzenia, a nie stricte projektowego (z macierzą odpowiedzialności, reakcji, właścicielem etc.). Przy planowaniu kosztów ryzyka przychodzi nam z pomocą metoda EMV (Expected Monetary Value). Polega ona na wyliczeniu kosztu ryzyka poprzez pomnożenie kwoty ryzyka (jego wpływu) przez prawdopodobieństwo jego wystąpienia:
EMV = prawdopodobieństwo * wpływ
Wzór jest banalny, najtrudniejszym jego elementem jest oszacowanie wpływu, ponieważ musimy podać konkretną kwotę straty w 100% przypadku wystąpienia danego ryzyka. Przyjmijmy zatem, że w ramach projektu zidentyfikowaliśmy 3 ryzyka:
| Ryzyko | Prawdopodobieństwo | Wpływ | EMV |
| R1 | 30% | 5 000 PLN | 1 500 PLN |
| R2 | 10% | 15 000 PLN | 1 500 PLN |
| R3 | 5% | 100 000 PLN | 5 000 PLN |
ŁĄCZNE KOSZTY RYZYKA (SUMA EMV): 8 000 PLN
Warto przy tym jeszcze pamiętać, że niektóre ryzyka mogą również występować w latach kolejnych i również powinny zostać uwzględnione w kalkulacji kosztów projektu.
Ostateczna kalkulacja
Pamiętacie początkowy koszt projektu z oferty od dostawcy oprogramowania? W wariancie uwzględniającym wymagania opcjonalne była to kwota 257 000 PLN.
A teraz spójrzmy na budżet projektu:
| Pozycja kosztowa | Ilość | Cena jednostkowa (PLN) | Cena końcowa (PLN) | Rok 0 | Rok 1 | Rok 2 | Rok 3 |
| Analiza i wdrożenie | |||||||
| Projekt systemu i analiza | 1 | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 0 | 0 | 0 |
| Implementacja i wdrożenie | 1 | 100 000 | 100 000 | 100 000 | 0 | 0 | 0 |
| Integracja | 1 | 15 000 | 15 000 | 15 000 | 0 | 0 | 0 |
| Dokumentacja | 1 | 2 000 | 2 000 | 2 000 | 0 | 0 | 0 |
| Szkolenia | 1 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | 0 | 0 | 0 |
| Zarządzanie projektem (dostawca) | 1 | 30 000 | 30 000 | 30 000 | 0 | 0 | 0 |
| Dodatkowe raporty | 1 | 4 500 | 4 500 | 4 500 | 0 | 0 | 0 |
| Przycisk „Apokalipsy” | 1 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 0 | 0 | 0 |
| Pilotaż systemu | 1 | 5 000 | 5 000 | 5 000 | 0 | 0 | 0 |
| Testy | |||||||
| Testy funkcjonalne | 1 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 0 | 0 | 0 |
| Testy integracyjne | 1 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 0 | 0 | 0 |
| Testy UAT | 1 | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 0 | 0 | 0 |
| Utrzymanie systemu | |||||||
| Utrzymanie roczne systemu | 1 | 18 000 | 18 000 | 18 000 | 0 | 0 | 0 |
| SLA | 1 | 15 000 | 15 000 | 0 | 15 000 | 15 000 | 15 000 |
| Wsparcie wewnętrzne IT | 1 | 7 000 | 7 000 | 5 000 | 2 000 | 2 000 | 2 000 |
| Infrastruktura i licencje | |||||||
| Super mocny serwer SUPERMAN XYZ 3000 | 1 | 80 000 | 80 000 | 80 000 | 0 | 0 | 0 |
| Narzędzia serwerowe | 1 | 10 000 | 10 000 | 10 000 | 0 | 0 | 0 |
| Licencje VMWare | 10 | 1 000 | 10 000 | 5 000 | 5 000 | 0 | 0 |
| Serwis i utrzymanie | 1 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 20 000 | 20 000 |
| Zarządzanie projektem | |||||||
| Drobne zmiany i modyfikacje | 10 | 1 400 | 14 000 | 10 000 | 4 000 | 0 | 0 |
| Zarządzanie projektem | 1 | 30 000 | 30 000 | 28 000 | 2 000 | 0 | 0 |
| Ryzyka | |||||||
| Ryzyko | 1 | 8 000 | 8 000 | 8 000 | 1 500 | 1 500 | 0 |
| ŁĄCZNY KOSZT | 447 000 | 423 000 | 45 500 | 38 500 | 37 000 |
I całkowity koszt projektu w horyzoncie kolejnych 3 lat:
| Rok 0 | Rok 1 | Rok 2 | Rok 3 | ŁĄCZNIE |
| 423 000 | 45 500 | 38 500 | 37 000 | 544 000 |
Podsumowanie
Gdybyśmy wnioskowali przed Komitetem Sterującym o przyznanie kasy na uruchomienie projektu jedynie na podstawie oferty to byśmy mieli problem, bo brakowałoby nam 287 000 PLN. Dlatego niezwykle istotne jest dokładne oszacowanie wszystkich możliwych kosztów, nawet jeśli wykraczają one znacznie poza cenę z oferty (tzw. TCO – Total Cost of Ownership).
Jak widzicie, poza samymi kosztami koniecznymi do poniesienia w roku 0 (rok, w którym uruchamiamy produkcyjnie produkt), niezwykle istotne jest też określenie i estymacja kosztów koniecznych do poniesienia w latach kolejnych. To dopiero daje nam obraz całości i pozwala oszacować pracochłonność i koszt realizacji całego przedsięwzięcia.
